يمكن أن تكون الملاحظات التي تم رصدها أثناء العمل المكتبي لإحدى الحالات المحتملة التالية:
ملاحظـات تتعلـق بالمدارس التـي  وردت  فـي الدليـل السـابـق (الـخامس عشـر) ولـم تـرد في نشـرة وزارة التـعلـيـم للعـام الدراسـي 1436/1437هـ وبالتالي على المفتش أن يقوم بالاستفسار عن  المدارس هل لا زالت قائمة أو سقطت أو ألغيت أو نقلت أو ضمت إلى مدرسة أخرى ،  وإذا وجد بأن هذه المدرسة لا تزال قائمة وتعمل يجب على الباحث استيفاء البيانات المعتادة كعدد الفصول وعدد الطلاب وعدد المعلمين للعام الدراسي 1436/1437 هـ  وبذلك يكون المفتش قد أنهى حل هذه الملاحظة وعلى المشرف مراجعة هذا الحل إما باعتماده أو رفضه.

ملاحـظات تتعلق بالمدارس التي وردت بنشرة وزارة التعليم للعام الدراسي 1436/1437هـ  ولم يستدل مكتبياً على مكان وجودها (المسمى السكاني) فعلى المفتش معرفة مكان وجود هذه المدارس في (أي مدينة أو قرية) بسؤال المسئولين في إدارة التعليم أو المحافظة أو المركز وبعد التأكد من وجود هذا المسمى ضمن المسميات السكانية المدرجة في دليل الخدمات على المفتش استكمال تعبئة البيانات التي تشمل اسم الامارة أو المحافظة أو المركز الذي يتبعه المسمى ورقم الدليل واسم المسمى السكاني ورقم دليله في الحقل المخصص لهذه المدرسة من واقع دليل المسميات السكانية، وفي حالة عدم تمكن المفتش من الاستدلال على اسم المسمى السكاني ضمن دليل الخدمات فعليه البحث في المسميات السكانية المدرجة في دليل المسميات السكانية بعد التأكد من صحة المسمى السكاني إضافة هذا المسمى  إلى دليل الخدمات وأخذ البيانات الجغرافية إضافة إلى أقرب مسمى به مركز رعاية صحية أولية وأقرب مسمى به مستشفى مع أخذ البعد ونوع الطريق لها.
ملاحظات تتعلق  بالخدمات الصحية ( مستشفيات أو مراكز رعاية أو مستوصفات ) التي وردت في الدليل السابق ( الخامس عشر ) ولم ترد في نشرة وزارة الصحة لعام 1436/1437هـ  فعلى المفتش أن يقوم بالاستفسار عن الوحدة الصحية هل لا زالت  قائمة أو سقطت أو ألـغـيـت أو نـقـلـت، و إذا وجد بأن هذه الوحدة الصحية لا زالت قائمة وتعمل يجب على المفتش  اســتـيـفاء البـيانـات المطلوبة.

ملاحظات تتعلق بالخدمات الصحية ( مستشفيات أو مراكز رعاية أو مستوصفات  ) وردت في نشرة  وزارة الصحة  لعام 1436/1437 هـ ولم يتم الاستدلال مكتبياً على مكان  وجودها ( في أي مدينة أو قرية ) حيث يجب الاستفسار عنها وتدوين جميع المعلومات عنها واستكمال استيفاء البيانات التي تشمل  اسم الامارة أو المحافظة أو المركز الذي يتبعه المسمى ورقمه الدليلي واسم المسمى السكاني  ورقمه الدليلي  في الحقل المخصص لهذه الوحدة الصحية في دليل الخدمات ،  وفي حالة عدم التعرف على المسمى السكاني في دليل الخدمات فعلى المفتش البحث في دليل المسميات السكانية بعد التأكد من صحة المسمى السكاني إضافة هذا المسمى إلى دليل الخدمات وأخذ البيانات الجغرافية إضافة إلى أقرب مسمى به مركز رعاية صحية أولية وأقرب مسمى به مستشفى مع أخذ البعد ونوع الطريق لها.
ملاحظات تتعلق بخدمات (نشرة  هيئة الهلال الأحمر) وردت في  نشرة  هيئة الهلال الأحمر لعام 1436/1437 هـ ولم يتم الاستدلال مكتبياً على مكان  وجودها ( في أي مدينة أو قرية ) حيث يجب الاستفسار عنها وتدوين جميع المعلومات عنها واستكمال استيفاء البيانات التي تشمل  اسم الامارة أو المحافظة أو المركز الذي يتبعه المسمى ورقمه الدليلي واسم المسمى السكاني  ورقمه الدليلي  في الحقل المخصص لهذه الوحدة الصحية من واقع دليل الخدمات ،  وفي حالة عدم التعرف على المسمى السكاني في دليل الخدمات فعلى المفتش البحث في دليل المسميات السكانية بعد التأكد من صحة المسمى السكاني إضافة هذا المسمى إلى دليل الخدمات وأخذ البيانات الجغرافية إضافة إلى أقرب مسمى به مركز رعاية صحية أولية وأقرب مسمى به مستشفى مع أخذ البعد ونوع الطريق لها.

ملاحظات تتعلق بالخدمات الاجتماعية والإدارية والزراعية والخدمات العامة التي تم تسجيلها أثناء عملية تفريغ البيانات مكتبياً فهي نوعان هما:
الأول: الملاحظات المتعلقة بالخدمات الاجتماعية والإدارية والزراعية والخدمات العامة الموجودة في الدليل السابق( الخامس عشر ) ولم ترد ضمن بيانات ونشرات الجهات ذات العلاقة بهذه الخدمات والتي تم رصدها أثناء تنفيذ الأعمال المكتبية لتحديث بيانات الدليل (السادس عشر) ، على المفتش في هذه الحالة أن يقوم بالاستفسار من المسئولين في الامارة أو المحافظة أو المركز عن هذه الخدمات وهل هي لا زالت قائمة أم ألغيت ، وإذا وجد بأن هذه الخدمة لا تزال قائمة يجب على المفتش أخذ البيانات المطلوبة. 
الثاني: الملاحظات الخاصة بالخدمات الاجتماعية والإدارية والزراعية والخدمات العامة التي وردت ضمن بيانات ونشرات الجهات ذات العلاقة بهذه الخدمات لعام 1436/1437 هـ ولم يستدل على مكان وجودها (مسمياتها السكانية) أي المدينة أو القرية التي توجد بها هذه الخدمة, فعلى المفتش السؤال عن المكان الصحيح في دليل الخدمات الذي توجد به الخدمة ومن ثم استكمال استيفاء البيانات التي تشمل اسم الأمارة أو المحافظة و المركز الذي يتبعه المسمى ورقم الدليل واسم المسمى السكاني ورقم دليله في الحقل المخصص لهذه الخدمة وتـدوين أي ملاحظـات يراها المفتش مهمة ومفيدة في حقل الملاحظات في هذا النموذج وأمام الخدمة نفسها, وفي حالة عدم تمكن المفتش من الاستدلال على اسم المسمى السكاني ضمن المسميات السكانية المدرجة في دليل الخدمات فعلى المفتش البحث في دليل المسميات السكانية بعد التأكد من صحة المسمى السكاني يتم إضافة هذا المسمى إلى دليل الخدمات وأخذ البيانات الجغرافية إضافة إلى أقرب مسمى به مركز رعاية صحية أولية وأقرب مسمى به مستشفى مع أخذ البعد ونوع الطريق لها.