05 نوفمبر 2024

تفاصيل المهنة

121903 - أمين مجلس

الإشراف المباشر على أنشطة إدارة وتخطيط وتنظيم أعمال المجلس والإشراف على كافة الترتيبات التحضيرية والنهائية، وتقديم التوصيات اللازمة لتفعيل وتبسيط عمل المجلس، وضمان توافر كافة الموارد التقنية والبشرية اللازمة لأعمال واجتماعات المجلس وإدارة جداول الأعمال وتدوين وتوثيق الملاحظات والتوصيات ومشاركتها بالجهات ذات العلاقة.

المهام الرئيسية:
  • الإشراف على تحضير دعوات انعقاد المجلس لجميع الأعضاء وضمان تحضير جدول أعمال الاجتماع وإعداد المذكرات والمراسلات الداخلية والخارجية والتأكد من تنسيق كافة الترتيبات اللازمة لعقد الجلسات والاجتماعات.
  • ضمان جودة ودقة أعمال تدوين محاضر الاجتماع بما يشمل المناقشات والقرارات التي تم اتخاذها وتوثيقها وإرسالها لأعضاء المجلس والجهات المعنية ومتابعة كافة القرارات والتوصيات التي أقرها المجلس.
  • الإشراف على أعمال حفظ ملفات وسجلات محاضر اجتماعات المجلس وأرشفة وتوثيق كافة القرارات والملاحظات والمواد التي تمت مناقشتها خلال الاجتماعات والجلسات.
  • التأكد من توافر جميع الترتيبات والمستلزمات الخاصة باجتماعات المجلس من اللوازم المكتبية والتقنيات والتجهيزات وخدمات الترحيب والضيافة وغيرها.
  • متابعة وتقييم أداء موظفي أمانة المجلس وتحديد احتياجاتهم التدريبية والتطويرية وضمان توافر كافة المتطلبات اللازمة لقيامهم بعملهم على أكمل وجه، ورفع التقارير الدورية للإنجاز للإدارة العليا.

المؤهل التعليمي:
  • بكالوريوس

المجال التعليمي:
  • الإدارة والتنظيم

الجدارات السلوكية:
  • القيادة
  • حلّ المشاكل
  • إدارة الأشخاص
  • التفكير الإستراتيجي

الجدارات الفنية:
  • إدارة السجلات
  • إعداد التقارير / المراقبة
  • حفظ السجلات اليومية
  • جدولة الزيارات
  • أعمال التقييم والمتابعة

التقييم الصفحات

التحقق من الاستخدام البشري