تعمل الهيئة العامة للإحصاء في كافة أعمالها الإحصائية وفق منهجية عملٍ موحدة تنسجم مع طبيعة كل منتج إحصائي، وتعتمد بذلك على دليل إجراءات الأعمال الإحصائية المتوافق مع إجراءات العمل المعتمَدَة لدى المنظمات الدولية، حيث يَمر المنتج الإحصائي بثماني مراحل أساسية، إضافة إلى مرحلة تاسعة تتمثل في مرحلة "الإدارة" الشاملة، كما هو موضح في الرسم التوضيحي التالي، وما يلحقه من شروحات: 

 

وتُعد المراحل الثلاث الأولى (النطاق، والتصميم، والتنظيم) مراحل تشاركية بين الهيئة العامة للإحصاء وعملائها مستخدمي البيانات من الكيانات التنموية، بينما تعد المرحلة الرابعة (جمع البيانات) مرحلة تشاركية بين الهيئة وبين المجتمع الإحصائي سواء الأسر أو المُنشآت لاستيفاء البيانات والمعلومات، فيما تعد المراحل المتبقية مراحل إحصائية تقوم بها الهيئة يتم فيها (التبويب، والمراجعة، والنشر) ثم بعد ذلك وبالتشارك مع العملاء مرة أخرى تتم المرحلة الثامنة (التقييم)، أما مرحلة (الإدارة) فهي مرحلة إدارية وتنظيمية تدخل في كافة المراحل، وقد تم تطبيق هذه المراحل في إحصاءات التبادل التجاري، كما يلي: 

وهي محطة الانطلاق لإنتاج (إحصاءات التبادل التجاري) كما تُعد أولى المراحل التشاركية بين الهيئة العامة للإحصاء وشركائها من الجهات الحكومية ذات العلاقة بالتبادل التجاري بالمملكة، وتتمثل في (وزارة الطاقة والصناعة والثروة المعدنية، والهيئة العامة للجمارك كمصدر رسمي للبيانات، ووزارة الاقتصاد والتخطيط، ومؤسسة النقد العربي السعودي كمستفيدين رئيسين من إحصاءات التبادل التجاري) هذا بالإضافة إلى استفادة إدارة إحصاءات الحسابات القومية بالهيئة العامة للإحصاء من نتائج إحصاءات الصادرات، وقد تم التواصل مع هذه الجهات بهدف تحسين وصول البيانات إليها، وفهم احتياجاتهم والتعرف على متطلباتهم، وأخذ آراء تلك الجهات بعين الاعتبار لضمان تحقيق جميع أهداف إحصاءات التبادل التجاري، والتي تتلخص فيما يلي:

1. دعم متخذي القرار، وراسمي السياسات، والباحثين والمهتمين بإحصاءات ومؤشرات محدثة وذات شمولية تتعلق بالصادرات والواردات السلعية في المملكة العربية السعودية.

2. رصد التغيرات في حركة التبادل التجاري بين المملكة العربية السعودية وأهم الدول خلال عشر سنوات.

3. التعرف على مقدار الفائض أو العجز في الميزان التجاري بين المملكة والدول الأخرى.

4. التعرف على أهم السلع المستوردة والمصدرة من وإلى كل دولة.

5. بناء المؤشرات الاقتصادية المهمة لمكونات الحسابات القومية وميزان المدفوعات.

6. المساهمة في رسم السياسة التجارية لحماية وتشجيع السلع والصناعات المحلية من السلع المنافسة المستوردة.

كما تم في هذه المرحلة التأكد من أنَّ الإحصاءات التي ستنشر تساهم في تلبية متطلبات رؤية المملكة 2030، إضافة لتغطيتها متطلبات إقليمية كمتطلبات المركز الإحصائي الخليجي ومتطلبات جامعة الدول العربية، بالإضافة إلى متطلبات دولية كمنظمة هيئة الأمم المتحدة، ومنظمة التجارة العالمية، ومنظمة الفاو وغيرها من المنظمات الأخرى المعنية بإحصاءات الصادرات والواردات. 

هذه هي مرحلة تصميم العمل الإحصائي بوصفه منتجًا متكاملًا؛ فمن خلال هذه المرحلة يتم تحديد أسلوب وأدوات جمع البيانات، وفي كافة هذه الإجراءات يتم إشراك العملاء والاستفادة من مرئياتهم لتلبية كافة المتطلبات، وضمان وجودها ضمن المنتج الإحصائي.

وأهم مخرجات هذه المرحلة ما يلي: 

تعتمد إحصاءات التبادل التجاري للمملكة العربية السعودية على بيانات الاستيراد والتصدير الواردة من الجهات الحكومية، وذلك كما يلي:

• البيانات المستوفاة من وزارة الطاقة والصناعة والثروة المعدنية: تعد مصدرًا رئيسًا للصادرات البترولية.

• البيانات المستوفاة من الهيئة العامة للجمارك: تعد مصدرا رئيسًا للصادرات والواردات السلعية غير البترولية.

حيث يتم تزويد الهيئة بتلك البيانات، لتقوم الهيئة بحساب مؤشراتها وإصدارها في نشرة إحصاءات التبادل التجاري.

ويقصد بها وفق نظام التجارة الخارجية جميع السلع التي تم إنتاجها أو تصنيعها محليا بالكامل أو التي أجرى عليها عمليه صناعية غيرت من شكلها وقيمتها والمعدة للتصدير خارج المملكة بعد استيفاء الإجراءات الجمركية المطلوبة عليها.

هي كل السلع الواردة إلى المملكة العربية السعودية لتغطية الاحتياجات المحلية والتي تجري عليها كافة الإجراءات الجمركية المتبعة في الإفراج الجمركي عن السلع المستوردة، سواء كانت خاضعة للرسوم الجمركية أو المعفاة.

هو الفرق بين القيمة الكلية للصادرات والواردات السلعية، وعندما تكون قيمة الصادرات أكبر يكون هناك فائض في الميزان التجاري للمملكة، وعندما تكون قيمة الواردات أكبر يكون هناك عجز في الميزان التجاري للمملكة.

ويقصد به المجموع الكلي للصادرات والواردات.

وتحتسب قيمة الواردات على أساس (سيف) وتتمثل قيم الواردات دائماً في التكلفة (القيمة محل الإرسال مضاف إليها تكلفة التأمين والنقل أو الشحن والتكاليف الأخرى حتى تسليم البضاعة إلى رصيف التنـزيل بميناء الدخول) عدا الرسوم الجمركية.

تحدد قيم السلع المصدرة على أساس القيمة (فوب) (تسليم ظهر السفينة أو الطائرة) أي قيمة البضاعة مضاف إليها التكاليف الأخرى حتى تسليمها على ظهر وسيلة الشحن، أو تتضمن قيمة البضائع بما فيها كافة المصاريف حتى مكتب التصدير.

يُعرَّف التصنيف بأنّه مجموعة مرتبة من فئات ذات صلة مستخدمة لتجميع البيانات وفقًا للتشابه، ويشكِّل التصنيف الأساس لجمع البيانات ونشرها في مختلف المجالات الإحصائية مثل: (النشاط الاقتصادي، والمُنتجات، والنفقات، والمهن أو الصحة، ... إلخ) إذ يسمح تصنيف البيانات والمعلومات بوضعها في فئات ذات معنى من أجل إنتاج إحصاءات مفيدة، حيث إن جمع البيانات يتطلب ترتيبًا دقيقًا ومنهجيًّا وفقًا لخصائصها المشتركة لكي تكون الإحصاءات موثوقة وقابلة للمقارنة، وتخضع إحصاءات التبادل التجاري للمعاير الدولية في جمع بياناتها وتصنيفها، حيث تعتمد إحصاءات التبادل التجاري في تصنيفها على: 

النظام المنسق الخاص بتصنيف وتبويب السلع (H.S.2017) الصادر عن منظمة الجمارك العالمية (WCO) وهو عبارة عن جدول لوصف وتبويب السلع يتضمن البنود الفرعية ورموزها الرقمية والأقسام والفصول، وفقا لاتفاقية النظام المنسق لتصنيف وتبويب السلع الموقعة في بروكسل.

 

تغطي إحصاءات التبادل التجاري جميع السلع المستوردة والمصدرة لأهم (100) دولة من الشركاء الرئيسيين للمملكة من خلال جميع المنافذ الجمركية بالمملكة بالعام الميلادي.

هذه هي المرحلة الأخيرة من مراحل الإعداد التي تسبق عملية زيارة المنشأة وجمع البيانات، وقد تم فيها إعداد إجراءات سير العمل المطلوبة لإعداد إحصاءات التبادل التجاري والتي ستبدأ من المرحلة المقبلة "مرحلة الجمع" وتنتهي "بمرحلة التقييم" وتنظيم وتجميع تلك الإجراءات، وتحديد التسلسل الأنسب لها من أجل الوصول إلى منهجية تحقق أهداف إحصاءات  التبادل التجاري، وفي هذه المرحلة تمت مراجعة الإجراءات التي تمت عند الإعداد للإصدار السابق من نشرة إحصاءات التبادل التجاري  لتطوير إجراءات العمل في هذا الإصدار، كما تم وصف وتوثيق هذه الإجراءات لتسهيل القيام بالتحديثات في الدورات المستقبلية، وتمت تجربة واختبار إجراءات سير العمل الإحصائي للتأكد من أنها تلبي متطلبات إعداد إحصاءات التبادل التجاري في شكلها النهائي، واعتماد إجراءات سير العمل الإحصائي، ووضع خارطة طريق للتنفيذ.

قامت الهيئة العامة للإحصاء بالتنسيق مع كل من الهيئة العامة للجمارك ووزارة الطاقة والصناعة والثروة المعدنية للحصول على البيانات الخاصة بإحصاءات الصادرات والواردات السلعية، والتي شملت بيانات الصادرات البترولية، والصادرات والواردات السلعية غير البترولية، وتم حفظها في قواعد البيانات في الهيئة وتمت علميات تدقيقها ومراجعتها وفق المنهج الإحصائي العلمي ومعايير الجودة المتعارف عليها بالتنسيق مع الجهة مُصدرة البيانات.

اعتمدت علميات تبويب البيانات الخام لإحصاءات التبادل التجاري على مُدخلات التصنيف والترميز التي تمت أثناء عملية جمع البيانات بحيث تم تبوبيها بناءً على النظام المنسق الخاص بتصنيف وتبويب السلع (H.S.2017) الصادر عن منظمة الجمارك العالمية (WCO)، كما تم عرض البيانات الخاصة بإحصاءات التبادل التجاري في جداول مناسبة؛ لتسهيل عملية تلخيصها وفهمها واستيعابها واستنتاج النتائج منها، ومقارنتها بغيرها من البيانات، كما يسهل الرجوع إليها في صورة جداول واضحة.

وتم في هذه المرحلة معالجة البيانات من خلال إجراء عدد من الخطوات، من أهمها:

أولاً: التحقق من شمولية البيانات ومنطقيتها: 

تمت مراجعة ومطابقة البيانات للتأكد من صحتها ودقتها بطريقة تتناسب وطبيعة تلك البيانات؛ بهدف إضفاء جودة ودقة على إحصاءات النشرة، فيتم مقارنة البيانات للدورة الحالية للنشرة مع بيانات الدورة السابقة؛ وذلك للتحقق من سلامة البيانات ومنطقيتها تمهيدًا لعملية المعالجة، واستخراج النتائج ومراجعتها في المراحل التالية لمرحلة التبويب.

ثانيًا: إخفاء هوية البيانات:

تُحفظ البيانات بشكل سري في الهيئة العامة للإحصاء، ولا تُستخدم إلا في الأغراض الإحصائية فقط، وأنَّ ما يتم إعدادُه للنشر هو جداول إحصائية تجميعية لعدد من المتغيرات المتعلقة بالتبادل التجاري للمملكة العربية السعودية.

أولًا: التحقق من صحة مخرجات البيانات: 

بعد أن تمت مراجعة البيانات السجليَّة في المرحلة الرابعة، وتم التحقق من سلامتها، قامت الهيئة في هذه المرحلة بعمليات الاحتساب واستخراج النتائج، وتحميل المخرجات وتخزينها على قاعدة البيانات، ومن ثمَّ تمت عمليات المراجعة النهائية عن طريق المتخصصين في إحصاءات التجارة الخارجية باستخدام تقنيات حديثة وبرمجية تم تصميمها لأغراض المراجعة والتدقيق. 

ثانيًا: التعامل مع البيانات السرية:

تنفيذًا لما نص عليه المرسوم الملكي الكريم رقم (23) وتاريخ07/12/1397هـ   فإنَّ الهيئة ملتزمةٌ بالسرية التامة لكافة البيانات المستوفاة وعدم استخدامها إلا في الأغراض الإحصائية فقط، لذلك تم حفظ البيانات بشكل محمي في خوادم البيانات بالهيئة.

في هذه المرحلة قامت الهيئة بتنسيق وتنظيم ومراجعة البيانات التي يحتويها النشرة، ثم تم إعداد وتجهيز جداول النشر والرسوم البيانية للبيانات والمؤشرات، وأضيفت لها البيانات الوصفية والمنهجية، وقد تم إعدادها باللغتين العربية والإنجليزية. 

بعد أن قامت الهيئة مطلع العام الميلادي بنشر موعد إصدار النشرة عبر موقعها الرسمي على الإنترنت، تقوم في هذه المرحلة بإعداد المواد الإعلامية الخاصة للإعلان عن صدورها عبر كافة وسائل الإعلام، إضافة إلى منصاتها المختلفة في مواقع التواصل الاجتماعي، وتعلن عنها في اليوم المحدد للنشر، وتُنشر ابتداءً في الموقع الرسمي بقوالب مختلفة كبيانات مفتوحة بصيغة Excel 

وذلك لضمان انتشارها ووصلها لكافة العملاء والمهتمين بالتبادل التجاري للمملكة العربية السعودية، وإدراجها في المكتبة الإحصائية على الموقع. 

ثالثًا: التواصل مع العملاء وتزويدهم بالنشرة:  

إيمانًا من الهيئة بأهمية التواصل مع العملاء من مستخدمي البيانات تقوم الهيئة فور صدور نشرة التبادل التجاري للمملكة العربية السعودية بالتواصل مع العملاء وتزويدهم بالنشرة، كما تستقبل أسئلة واستفسارات العملاء حول النشرة ونتائجها عبر مختلف القنوات الاتصالية ليتواصل عملاؤها معها لطلب البيانات حيث يتمُّ استقبال الطلبات والاستفسارات عن طريق:  

قام مركز الوثائق والمحفوظات بالهيئة بحفظ بيانات هذا النشر وأرشفته؛ وذلك للرجوع إليه في أي وقت عند الطلب، وقامت الهيئة بهذه الخطوة إدراكًا منها لأهمية حفظ هذه البيانات بطريقة إلكترونية تسهل العودة لها عند الحاجة.

بعد إصدار النشرة ووصولها لكافة عملاء الهيئة يتم العودة إليهم مرة أخرى في هذه المرحلة، ومن خلالها يتم تقييم كامل العملية الإحصائية التي تمت؛ وذلك بهدف التحسين الدائم للحصول على بيانات ذات جودة عالية، وقد تشمل التحسينات المنهجيات والعمليات والأنظمة، ومهارة الباحثين الإحصائيين، وأطر العمل الإحصائي، وتتم هذه المرحلة بالتشاركية مع مستخدمي البيانات وعملاء الهيئة عن طريق عدد من الخطوات: 

تُجْمع وتوثَّق أهم التعليقات والملاحظات من مصادرها في مختلف المراحل كالملاحظات التي يستنتجُها المختصون المعنيون بمراجعة وتدقيق وتحليل البيانات التي تم جمعُها من السجلَّات الإدارية، كما يتمُّ جمع وتوثيق التعليقات والملاحظات المقدَّمَة من مستخدمي البيانات بعد نشرها، ويضاف إليها ما يتم رصده عبر وسائل الإعلام أو ملاحظات العملاء التي تصل للهيئة عن طريق قنواتها الرئيسة.

 

يتمُّ تحليل مدخلات التقييم التي جُمِعَت، ومقارنةُ نتائج هذا التحليل بالنتائج المتوقعة مسبقًا، وبناءً على ذلك يتمُّ تحديدُ عدد من التحسينات والحلول الممكنة ومناقشتُها مع المختصين والخبراء، وإشراك الجهات المعنية، كما يتمُّ خلال هذه الخطوة قياسُ أداء استخدام العملاء لنتائج نشرة التبادل التجاري للمملكة العربية السعودية، ومدى رضاهم عنها، وبناءً على هذه الإجراءات يتمُّ الاتفاق على التوصيات المقترحة للحصولِ على بيانات ذات جودة عالية في النشرات القادمة للتبادل التجاري للمملكة العربية السعودية.

هذه هي مرحلة شاملة تدخل في كل مرحلة من مراحل إنتاج نشرة التبادل التجاري فمن خلال هذه المرحلة تم وضع الخطة العامة للإنتاج والتي تشمل دراسة الجدوى وإدارة المخاطر وطرق التمويل وآليات الإنفاق على النشر، ووضع مؤشرات الأداء ومقاييس الجودة وخارطة القوى البشرية اللازمة للإنتاج، ومتابعة تنفيذ المهام الموكلة إلى الإدارات المختلفة في كل مرحلة ورفع النشرات لضمان تطبيق التزامات الهيئة نحو عملائها.