تتم أولى خطوات إعداد دليل الخدمات , من خلال الحصول على البيانات والمعلومات المتعلقة بالخدمات من مصادرها الأساسية , المتمثلة بالسجلات الإدارية للجهات الحكومية المختلفة , ومن ثم يتم تفريغ وحفظ هذه البيانات  والمعلومات  آلياً , لمعالجتها ورصد وتسجيل الملحوظات عليها وتصنيفها حسب المسمى السكاني و تبعيته الإدارية.
يلي ذلك الخطوة التالية المتمثلة بالزيارة الميدانية للمقرات الادارية (أمارة ، محافظة ، مركز)لمعاينة البيانات , وإضافة ما استجد لضمان شمول بيانات الدليل على الأسماء الصحيحة للمسميات السكانية المختلفة , كما أن هناك مجموعة من البيانات والمعلومات لا يمكن الحصول عليها إلا عن طريق إجراء المسح الميداني مثل: بيانات البعد , والاتجاه , ونوع الطريق , واقرب مسمى سكاني يتوافر  به خدمات تعليمية أو صحية للمسميات التي لا يتوافر فيها مثل هذه الخدمات.
وفيما يلي بعض الإيضاحات حول مفهوم البيانات والمعلومات الواردة في الدليل , وتوضيح بعض الرموز المستخدمة:

1. يقصد بالبيانات الخاصة بالبعد والاتجاه ونوع الطريق: مسافة واتجاه كل مسمى سكاني , ونوع الطريق المؤدي إليه عن الوحدة الإدارية التي يرتبط بها سواءً كان مرتبطا بإمارة المنطقة الإدارية  مباشرة , أو المحافظة أو المركز.
2. يقصد بأقرب مدينة أو قرية بها تعليم أو صحة مع البعد ونوع الطريق: هي اقرب مسمى تتوفر به  خدمة تعليمية من مراحل التعليم العام الحكومي , واقرب مسمى تتوفر به خدمة صحية ( مركز رعاية صحية أولية , مستشفى) حكومي.
3. بيانات البعد والاتجاه ونوع الطريق لكل إمارات المناطق الإدارية , منسوبة الى العاصمة الرياض.
4. الاطباء حسب الجنس ويشمل اطباء الاسنان, أعضاء هيئة التمريض حسب الجنس ولا يشمل القابلة.
5. رمز ملكية المبنى في التعليم العام الحكومي والاهلي رمز(1) للملك و رمز(2) للمستأجر.
6. عند وجود رقم (صفر) في حقل المعلمين أو المعلمات في مراحل التعليم العام يفيد ذلك بأنه لا يوجد معلمين أو معلمات متفرغين للتعليم في هذه المرحلة , حيث يتولى عملية التعليم معلمون او معلمات يعملون أساسا في مراحل تعليمية أخرى, أو وجد رقم (صفر) في حقل الفصول للمرحلة الثانوية مقررات بنين وبنات يقصد به وجود قاعات محاضرات مشتركة ولا يوجد فصول.
7. التعليم العام يشمل التعليم الاجنبي في المسمى السكاني.
8. عدد الخدمات مثلاً مكتب العمل ...............الخ يشمل عدد فروع ومكاتب الجهات الحكومية ويشمل المكاتب النسوية المستقلة والتي ليست داخل الفروع.
9. الخدمات العامة ينظر الى توفرها ولا تدخل كعدد خدمات في المسمى السكاني وتشمل (الكهرباء العامة , شبكة المياه العامة , الهاتف الثابت, الهاتف النقال, شبكة الانترنت).
10. بيانات السكان والخدمات للمراكز الإدارية الواقعة ضمن النطاق العمراني للمدن مشمولة ضمن هذه المدن.
11. إن بعض المسميات السكانية التي يتوافر بها خدمات تعليمية أو صحية ,  ولكنها خالية من السكان: هي عبارة عن مواقع عامة تتوسط مجموعة من القرى, أو في مسميات لمراكز أمنيه بها خدمات. 
12. تمثل البيانات واقع الخدمات المتوافرة في مدن وقرى المملكة للعام المالي 1436/1437هـ.